Sharepoint Online Dokumente zum öffentlichen Download freigeben (PDF)

Heute setzen wir uns mit Erstellen eines öffentlichen Links zu einem Sharepoint Online Dokument auseinander.


Hinweis!

Die Darstellung und Bedienung innerhalb der Office 365 Umgebung kann sich ständig ändern, da das Produkt regelmäßig Updates seitens des Herstellers/Microsoft erfährt. Daher kann die folgende Darstellung abweichen.


Anders als etwa in OneDrive, gibt es im Sharepoint des Microsoft Office 365 keinen öffentlichen Ordner, auf dem automatisch Anonyme Benutzer berechtigt sind, mit denen man Dokumente, gleich welcher Art teilen, oder zum Download freigeben könnte.

Voraussetzung ist die Änderung einer Standardeinstellung des Sharepoint Online, welche wir im Admin Center des Office 365 finden

Im nächsten Schritt wählen wir die Freigabe-Eigenschaften im Sharpoint Admin Center an

und wählen Punkt 4: Freigabe für authentifizierte externe Benutzer und Verwendung anonymer Zugriffslinks zulassen 

und übernehmen die Änderungen mit 

Ob Nutzer Dateien nur anzeigen oder auch bearbeiten könnten, kann man später noch bei der Freigabe eines Dokumentes entscheiden.

Anschließend wählen wir beispielhaft im Sharepoint mit Rechtsklick ein Dokument aus und „Teilen“ es

Standardmäßig ist schon im Dropdown eingestellt, dass Jeder mit diesem Link, das Dokument anzeigen kann

Link kopieren und im Anschluss auf entsprechenden Plattformen veröffentlichen, oder gezielt mit bestimmten Personen teilen.

Auf diese Weise kann man einem anonymen Benutzerkreis, die freigegebenen Dokumente zumindest als PDF bereit stellen, indem der Empfänger des Links auf „Als PDF drucken“ klickt

Das Erstellen direkter Download-Links ist auf diese Weise nicht möglich.